La messagerie vocale de votre entreprise est souvent la première impression que vous laissez à vos clients et prospects. Personnalisez-la avec ces 10 idées originales pour refléter le sérieux, l’efficacité et la personnalité unique de votre activité.

1. utilisez une voix professionnelle

Pour donner une touche d’élégance et d’autorité à votre message, engagez un acteur ou une actrice spécialisé(e) dans les voix-off. Cela peut faire une grande différence sur la façon dont les gens perçoivent votre entreprise dès leur premier contact téléphonique.

Trouvez le ton qui colle à votre image de marque

Sérieuse, enjouée, décontractée, chaleureuse : quelle que soit l’ambiance que vous souhaitez insuffler, choisissez un interprète capable de reproduire fidèlement ce ton et d’exprimer l’esprit de votre enseigne à travers sa voix.

2. racontez une histoire captivante

Plutôt que de se limiter à une énumération des services proposés ou des horaires d’ouverture, pourquoi ne pas mettre en scène un scénario original qui capte l’attention de l’auditeur ? Mettez en avant une anecdote amusante, surprenez avec un fait peu connu ou ancrez votre récit dans l’univers propre à votre secteur d’activité.

Variez les formats et le contenu

Ne vous cantonnez pas forcément à un message unique. Vous pouvez enregistrer plusieurs versions de votre accroche, pour relayer différentes promotions ou s’adapter aux événements du moment (fêtes, soldes, lancements de produits…).

3. incorporez de la musique d’ambiance

En fond sonore, elle peut accompagner agréablement votre discours, surtout si le message est assez long. Sélectionnez une mélodie douce et plaisante, qui complète bien votre narration sans la surcharger.

Bon à savoir

Attention cependant aux droits d’auteur : assurez-vous de disposer des autorisations nécessaires pour utiliser le morceau choisi, ou optez pour des musiques libres de droits disponibles sur des plateformes dédiées.

4. présentez clairement les options de navigation

Pour aider vos interlocuteurs à accéder rapidement à l’information qu’ils recherchent, simplifiez leurs actions en leur proposant des raccourcis. Un exemple : «Pour parler à un conseiller, tapez 1 ; pour connaître nos offres spéciales, tapez 2…».

Favorisez l’efficacité et la convivialité

N’hésitez pas à reformuler ou répéter certaines directives pour faciliter leur compréhension, notamment si votre messagerie vocale comporte plusieurs étapes ou sous-menus. L’idée est de rendre cette expérience la plus fluide et plaisante possible pour l’utilisateur.

5. restez à jour

Profitez des occasions spéciales pour enrichir votre message d’accueil de détails saisonniers, tels que les promotions, les nouvelles gammes ou les événements marquants de votre secteur (salons professionnels, annonces importantes…). Assurez-vous également de mettre régulièrement à jour les informations de base telles que les horaires, les coordonnées, les tarifs, etc.

Planifiez vos changements

Pour ne pas oublier ces mises à jour cruciales, établissez un calendrier prévisionnel qui liste toutes les échéances pertinentes à votre activité.

6. exprimez votre gratitude

Rien de tel qu’un petit mot de remerciement pour montrer votre reconnaissance envers ses clients. Dites-leur combien vous appréciez leur confiance et leurs retours, et mentionnez que leur satisfaction est votre priorité.

Des astuces supplémentaires

Au-delà de ces manifestations courtoises, pensez à accompagner ce discours d’actions concrètes : offrez par exemple des réductions exclusives aux auditeurs assidus, lancez un programme de fidélité basé sur le nombre d’appels passés…

7. montrez une touche d’humour

Si cela correspond à l’image de votre société, vous pouvez opter pour un message décalé et drôle qui amusera vos interlocuteurs. Attention toutefois à ne pas risquer d’être mal compris ou blessant, et sachez doser ce type de contenu en fonction de votre cible.

Ne pas froisser la sensibilité

Pour éviter de choquer les susceptibilités et respecter les valeurs de chacun, privilégiez l’autodérision ou le second degré plutôt que des blagues osées ou controversées.

8. faites participer vos employés

Dans certains cas, il peut être intéressant de convier vos collaborateurs à prendre la parole sur votre messagerie vocale. Ils peuvent témoigner de leur expérience au sein de l’entreprise, raconter une anecdote liée à leur travail ou dresser un bilan de satisfaction.

Valorisez leur expertise et leur authenticité

Ce témoignage spontané confère une dimension humaine et crédible à votre message, en mettant en avant les vraies personnes qui constituent votre équipe et portent ses valeurs au quotidien.

9. proposez des options pour joindre directement une personne spécifique

Pour faciliter les démarches des clients les plus pressés ou avisés, mettez en place un système de raccourcis pour accéder directement aux départements ou aux interlocuteurs concernés. Vous pouvez également fournir des codes prédéfinis pour effectuer certaines actions sans passer par un conseiller (ex : valider une commande, annuler un rendez-vous…).

Personnalisation et praticité

Ces solutions facilitent la vie de l’utilisateur tout en renforçant l’efficacité et la rapidité de votre réponse téléphonique.

10. soyez bilingue

Pour satisfaire vos clients internationaux ou non-francophones, pensez à enregistrer différentes versions linguistiques de votre message d’accueil, en fonction des langues les plus parlées dans votre secteur ou parmi vos clientèles cibles (anglais, espagnol, allemand…).

Ciblez bien vos publics et étudiez leurs besoins

Adaptez également le contenu de votre script pour tenir compte des différences culturelles, des spécificités régionales ou des habitudes de consommation propres à chaque pays.